Від Excel до CRM: коли бізнес має відмовитися від таблиць

Для бізнесу-початківця таблиці Excel стали вкрай звичними, як це раніше було з рукописними книгами обліку. І сьогодні Excel входить до переліку найбільш використовуваних додатків у світі.

Цікаво те, що Excel — прикладна програма для вирішення обчислювальних завдань. А це означає, що із самого її початку вона не призначалася для ведення та зберігання клієнтської бази. Попри цей факт, багато компаній адаптували її використання саме для цієї мети.

Тому сьогодні ми розповімо вам:
— чому бізнесу складно прощатися з Excel таблицями; 
— недоліки електронних таблиць у веденні бази даних;
— чому CRM-система краща за Excel;
— коли бізнесу варто перейти на CRM.

Чому бізнесу складно прощатися з Excel таблицями?
 

Як ми вже згадали вище, використання Excel стало стійкою моделлю для багатьох компаній. А, як ви знаєте, звички складно викорінити. Тому у вас може складатися враження, що це найбільш слушний інструмент, і його функціонал найбільше відповідає потребам вашого бізнесу.

Звичайно, в електронних таблиць є низка переваг:
— цей інструмент не потребує фінансових витрат;
— інтуїтивно зрозуміла механіка заповнення, особливо для тих, хто вже має базові навички;
— таблиці Excel дають змогу за допомогою формул та рівнянь швидко обчислювати великі обсяги доданих/змінених даних. Це спрощує роботу та економить час. А отримана інформація дає можливість аналізувати, прогнозувати та планувати;
— більшість сторонніх сервісів підтримують імпорт даних з Excel, а також експорт власних електронних таблиць у форматі.xlsx.

Але варто згадати, що повним функціоналом Excel володіють лише одиниці. А під час побудови формул або зведених таблиць часто можуть виникати помилки. І це далеко не всі недоліки Excel. Зараз ми розповімо вам про них докладніше.

Недоліки електронних таблиць у веденні бази даних

Вам відома фраза “диявол криється в дрібницях”? На перший погляд, усе просто: дані можна легко вносити та редагувати, сортувати, робити вибірки за допомогою фільтрів. Але якщо переоцінити таблиці та почати використовувати їх як єдине сховище інформації, ви зіткнетеся з такими недоліками цього інструменту:

Безпека даних. Так будь-який користувач, який має доступ до таблиці, може копіювати, експортувати або видалити базу.

Складнощі в масштабуванні. За великої кількості даних та складних формул Excel може почати гальмувати, через що робота з ним буде займати багато часу на прокрутку сторінок та виконання завдання.

Помилки введення. Користувачі можуть пошкодити наявні формули або дані, неправильно ввести їх або скопіювати вже невірне. Це призведе до поширення подальших помилок у таблиці.

Обмежені можливості для аналітики. Бізнесу в умовах сучасного ринку, що швидко розвивається, просто необхідна аналітика даних для оптимізації маркетингових інвестицій, поліпшення продукту та сервісу. Excel не має відповідних інструментів.

Відсутність автоматизації. Функціонал Excel не передбачає можливість автоматизувати рутинні процеси — це збільшує час на виконання завдань та знижує продуктивність команди.

Не зберігається історія взаємодії з клієнтами. Є тільки інформація про останню зміну.

Давайте тепер розберемося, що може CRM-система, чого не може Excel.

Чому CRM-система краща за Excel?
 

CRM-систему можна уявити, як безліч пов’язаних між собою таблиць із готовим рішенням для введення даних та продуманим інтерфейсом — це робить процес заповнення та пошуку гнучкішим та інтуїтивно зрозумілішим.
Головна перевага CRM перед Excel — це безліч різноманітних функцій, які можна налаштовувати згідно з потребами бізнесу. Так CRM-система має такі переваги:

Уся інформація про клієнта доступна в один клік. Так, про кожного клієнта можна подивитися анкетні дані, записи розмов, листування, договори, рахунки, відомості про те, на якому етапі купівлі/угоди він перебуває, яку пропозицію йому було надано. Завдяки цьому при переході клієнта від одного менеджера до іншого не втрачається важлива інформація.

Захист даних. Так уся інформація збирається в одній системі та не має можливості дублюватися та пересилатися файлами іншим. Копіювання та експорт даних захищений правами доступу. Права на видалення, зміну або перегляд налаштовуються індивідуально під кожну роль всередині системи. А доступ до зміни формул має тільки адміністратор.

Інтеграція з іншими програмами. Залежно від того, яку CRM-систему ви обрали, її можна інтегрувати із соціальними мережами компанії, вашими месенджерами, email, IP-телефонією тощо. Так у співробітників нема потреби переходити з однієї програми в іншу — вони можуть працювати з клієнтами з однієї системи.

Планування завдань. CRM-система дає можливість планувати завдання по кожному клієнту: дзвінки, зустрічі, підготовка документів, оплата та інше. Також можливо відстежити терміни виконання та результати за певним завданням. Усі вони відображаються в календарі — це дає змогу оцінювати та планувати обсяг роботи за кожним клієнтом.

Розподіл клієнтів за воронкою продажів. Це наочна таблиця, де кожен зі стовпців — окрема стадія угоди з клієнтом. Система підказує, яку необхідну цільову дію з ним потрібно здійснити — це робить роботу співробітника ефективнішою.

Системна робота з клієнтом. Так, CRM вміє формувати події та нагадувати менеджеру про дзвінок, заплановану зустріч або сформувати певний документ.

Календар і повідомлення. Ця функція дає змогу співробітникові не пропускати завдання та виконувати їх вчасно.

І це не всі можливості CRM-систем. Дізнатися про певний набір функцій можна, визначивши потреби бізнесу та обравши відповідну систему.

Спеціалісти CRM Solutions вже понад 6 років підбирають та впроваджують ідеальні CRM-системи відповідно до різних типів бізнесу та їхніх потреб. А деколи відмовляють у впровадженні, якщо бачать, що CRM не вирішить бізнес-потребу клієнта. Так, і таке буває. Більше про цей досвід читайте в наших кейсах.
 

Коли бізнесу варто перейти на CRM?
 

Щоб точно зрозуміти, чи варто вам уже переходити з Excel на CRM, переконайтеся, чи є зараз у вашого бізнесу такі потреби:

Кількість клієнтів збільшується. Чим більше їх, тим складніше стежити за взаємодією з кожним. І як наслідок, ви отримуєте втрачені заявки та незадоволених клієнтів, які не дочекалися відповіді.

Продажі не зростають. CRM дасть змогу оптимізувати роботу менеджерів із клієнтською базою, і тим самим підвищити продажі.

Потрібно скоординувати роботу команди. За допомогою CRM-системи команди зможуть ефективно управляти завданнями та проєктами. А також система дає можливість розділити доступи до даних відповідно до ролей.

Бізнес хоче оптимізувати робочі процеси. CRM-системи пропонують безліч інструментів для автоматизації процесів — це дає змогу скоротити час на виконання рутинних завдань, поліпшити якість продукту та сервісу.

Необхідно підвищити рівень обслуговування клієнтів. CRM дають змогу запам’ятовувати вподобання клієнтів, стежити за їхніми запитами та швидко реагувати на їхні прохання.
 

Який висновок можна зробити?
 

Таблиці Excel — це інструмент, який набув широкого використання, зокрема для ведення клієнтської бази. Але важливо розуміти, що його основна функція — обчислення та зведення даних. Тому ми рекомендуємо використовувати CRM-систему — інструмент, розроблений, зокрема спеціально для управління взаємовідносинами з клієнтами.

Ви вже вирішили перейти з Excel на CRM-систему, але не знаєте, яку обрати? Звертайтеся до фахівців CRM Solutions!
Тут вам підберуть, впровадять, налаштують та навчать роботі з CRM, якою ви дійсно будете користуватися.